Faq

Questions fréquentes (FAQ)


Quelle est la définition de l’organisation internationale non gouvernementale (ONG ) ?

L’organisation internationale non gouvernementale (ONG) se définit comme une institution indépendante créée par un acte relevant du droit interne privé, poursuivant un but non lucratif d’utilité internationale et exerçant une activité attestée dans deux pays au moins.

Il est utile de préciser qu’il n’existe aucune définition reconnue au niveau international.

L’association est considérée par la loi comme une personne morale disposant d’une personnalité juridique propre et qui jouit donc de l’exercice des droits civils.

Non lucratif ne signifie pas que l’association doit renoncer au bénéfice, mais que celles-ci a l’obligation de les réinvestir dans l’association pour lui permettre d’atteindre facilement le but qu’elle s’est fixée.

Pour de plus amples informations au sujet de la création, nous vous suggérons de consulter le chapitre:
Création – transfert


Qui peut devenir membre ?

Toute personne possédant l’exercice des droits civils peut devenir membre d’une association.

Les conditions d’adhésion sont en principe rédigées dans les statuts.
Voir Modèle de statuts

On dit de quelqu’un qu’il a l’exercice des droits civils dès lors qu’il ou elle est majeur(e) et capable de discernement.

Un(e) mineur(e) peut être membre d’une association et exercer son droit de vote sans le concours de son représentant légal. Toutefois, la personne mineure ne peut être impliquée dans des décisions impliquant un engagement personnel financier allant au-delà du montant que le représentant légal laisse à sa libre disposition.


Quelle est la responsabilité civile de l’association ?

La responsabilité civile d’une personne morale est régie notamment par l’article 75a du Code civil suisse.

Les membres de l’association, de même que les membres du Comité, ne sont pas responsables personnellement des dettes et obligations contractées par l’association, ni des dommages causés dans le cadre des activités menées par celles-ci.

La responsabilité civile et pénale des membres du Comité ne peut être invoquée pour les fautes commises par l’association s’ils ont agi en son nom.

En revanche leur responsabilité pénale peut être retenue s’ils ont sciemment commis certaines imprudences ou violé la loi (vol, abus de biens, abus sexuels, etc.)

La responsabilité financière des membres se limite au montant de la cotisation. Les créanciers ne peuvent donc pas poursuivre les membres d’une association.

L’association met en jeu sa responsabilité et répond civilement de négligence ou imprudence ou des dommages qu’elle a causés à un tiers. C’est pourquoi elle doit contracter des assurances.
Voir A quelles assurances l’ONG devrait-elle souscrire?

Il existe trois exceptions:

  • Les statuts peuvent prévoir une responsabilité financière des membres.
  • Les membres du Comité sont personnellement responsables envers les tiers des fautes commises dans l’exercice de leur fonction ayant entraîné un dommage à autrui (art 55 al.3).
  • Le membre du comité qui aurait violé ses obligations envers l’association peut être tenu à réparation. Il s’agit du devoir de diligence envers la personne morale.

Quels éléments l’ordre du jour de l’assemblée générale constitutive de l’association doit-il mentionner ?

«Nom de l’association» du «date» à «lieu»

  1. Accueil et bienvenue
    Le futur président (ou la future présidente) souhaite la bienvenue, salue l’assemblée, lit la liste des personnes excusées et fait circuler une liste de présences.
  2. Présentation des buts de l’Association
    Résumé du projet (raisons, historique, pourquoi avoir créé une association…).
  3. Adoption des statuts
    Article par article, les statuts sont discutés puis votés avec ou sans modification. A la fin, les statuts sont adoptés dans leur intégralité.
  4. Élection des membres du Comité
    Les personnes qui souhaitent participer au Comité se présentent à l’assemblée, qui procède à l’élection selon le système choisi (majoritaire par exemple).
  5. Élection des vérificateurs des comptes
    Les personnes qui acceptent de se proposer comme vérificateurs des comptes se présentent à l’assemblée qui procède à leur élection. Les vérificateurs des comptes ne peuvent être membres du Comité.
  6. Fixation du montant des cotisations
    L’assemblée détermine (par vote) le montant des cotisations.
  7. Discussion sur le programme d’activités de l’Association
    Le Comité (fraîchement élu) présente les futures activités de l’association.
  8. Adoption du budget de l’Association
    Le Comité présente le budget pour l’année en cours.
  9. Divers, propositions individuelles
    A traiter l’une après l’autre.

A l’issue de l’assemblée générale nous aurons le plaisir de vous convier à un apéritif

Le Secrétaire:                                               Le Président:


Quels éléments l’ordre du jour d’une assemblée générale ordinaire doit-il mentionner ?

La convocation mentionnant l’ordre du jour doit être adressée par le Comité à chaque membre au moins 10 jours à l’avance. Aucune forme n’est prescrite par le droit suisse.

Ordre du jour de l’assemblée générale de «nom de l’association» du «date» à «lieu»

  1. Accueil et bienvenue
  2. Approbation de l’ordre du jour
  3. Adoption du procès-verbal de la dernière assemblée générale
  4. Présentation du rapport d’activité
  5. Adoption du rapport d’activité
  6. Présentation du rapport des comptes du précédent exercice par l’organe des comptes
  7. Approbation du rapport des comptes
  8. Adoption du programme d’activité de l’association (pour l’année suivante)
  9. Facultatif : révision du montant des cotisations
  10. Adoption du budget de l’Association et décharge est donnée au comité et aux vérificateurs des comptes.
  11. Élections:
    1. des membres du comité («Liste des membres élus ou réélus»)
    2. de(s) vérificateur(s) des comptes ou d’un contrôleur aux comptes externe («Noms des personnes élues»)
  12. Divers, propositions individuelles.

Plus personne ne demandant la parole, le/la président/e lève la séance en remerciant tous les membres de leur participation.

A l’issue de l’assemblée générale nous aurons le plaisir de vous convier à un apéritif.

Le Secrétaire:                                              Le Président:

Annexes:

  • Procès verbal de la dernière assemblée générale
  • Rapport d’activité
  • Rapport financier
  • Budget
  • Tout autre document facilitant la décision des membres durant l’assemblée générale.

Voir Comment rédiger un procès verbal?


Comment rédiger un procès-verbal ?

Il est obligatoire de rédiger un procès-verbal de toute assemblée générale constitutive, ordinaire ou extraordinaire. Aucune forme n’est prescrite par le droit suisse.

Procès-verbal (PV) de l’AG de l’Association «nom de l’association» du «date» à «lieu»

Présents : «Liste des personnes présentes»
Excusés : «Liste des personnes excusées»
Absents : «Liste des personnes absentes»
Président(e) la séance : «Nom de la personne»
Rédaction du PV : «nom de la personne»

Début de la séance (exemple) : 17h30                             Fin de la séance (exemple) : 19h15
________________________

Le procès-verbal mentionnera :

  • l’ordre du jour
  • toutes les décisions prises durant l’assemblée générale.

Le Secrétaire:                                              Le Président:

PS: Le PV mentionne, en général, l’adresse de l’association.


Comment rédiger un business plan ?

L’élaboration d’un business plan pour une ONG aide à poser la stratégie de votre organisation. Il s’agit d’un document de référence fournissant des renseignements complets sur les points essentiels de l’activité de votre ONG.

Vous pouvez vous inspirer des exemples dédiés aux entreprises. Le portail PME de la Confédération suisse propose différents modèles de business plan.

Le guichet PME du canton de Genève vous donne également des conseils.
Le guide du créateur peut également vous être utile.


Quelles sont les exigences en matière de comptabilité ?

Depuis le 1er janvier 2008, les autorités ont clarifié certaines règles de gouvernance en instituant notamment l’obligation de tenir une comptabilité et de procéder à un audit des comptes selon la taille des organisations et non plus selon leur forme juridique.

Association

Le Comité doit tenir régulièrement une comptabilité. Les livres comptables (inventaire, compte d’exploitation et bilan annuel) doivent être complets, clairs et faciles à consulter, afin que les personnes intéressées puissent se rendre compte aussi exactement que possible de la situation économique de l’entité.

Dans le cadre du contrôle ordinaire des comptes, les auditeurs vérifieront non seulement la conformité des comptes aux dispositions légales et statutaires, mais également l’existence d’un système de contrôle interne.


Comment présenter la comptabilité (compte de pertes et profits, bilan  et budget prévisionnel)?

Les associations sont tenues à une simple comptabilité de trésorerie, mais il est nettement préférable de produire, dès le départ, des comptes annuels (un compte de résultat, un bilan et un budget prévisionnel).

Il est important que les comptes mentionnent le nom de l’ONG, le titre du document, la date de l’exercice. Les comptes doivent également être en francs suisses.

Exemple de compte de pertes et profits (compte de résultat)

Le compte de résultat est un document comptable synthétisant l’ensemble des charges et des produits d’une association pour une période donnée. Ce document donne le résultat net, c’est à dire ce que l’association a gagné (bénéfice) ou perdu (perte) au cours de la période. Le résultat de cette période s’inscrit au bilan.

Compte de pertes et profits de « nom de l’ONG »

Exercice de l’année …

Produits d’exploitation

année n                     année n1

Prestations de services x x
Dons et legs x x
Cotisations x x
Subventions publiques x x
Produits financiers x x
Partenariat x x
Ventes de marchandises x x
Autres produits x x
TOTAL / PRODUITS X X

Charges d’exploitation

année n                    année n1

Salaires x x
Charges sociales x x
Frais de formation x x
Frais de représentation x x
Achats divers x x
Loyer et charges x x
Fournitures de bureaux x x
Frais postaux et téléphones x x
Assurances x x
Entretien / réparatation x x
Communication x x
Publication / Documentation x x
Dépenses de projets x x
Autres x x
TOTAL / CHARGES X X

Résultat d’exploitation

Produits X X
Charges X X
Excédent ou déficit X X

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Exemple de Bilan

Le bilan décrit l’état et la répartition du patrimoine de l’association à une date donnée. Il fait connaître les résultats d’une activité.

Bilan de « nom de l’ONG »

Exercice de l’année …

ACTIF          année n          année n1
ACTIFS CIRCULANTS  
Actifs de trésorerie
Liquidités  
 
Caisse          x             x
Compte bancaire          x             x
Compte postal          x             x
Total des liquidités          x             x
Actifs d’exploitation
Créances          x             x
Stocks          x             x
Produits à recevoir          x             x
Autres actifs circulants          x             x
Total de l’actif circulant          x             x
ACTIF IMMOBILISE
Immobilisations corporelles (mobilier, installation informatique, véhicule, etc.)          x             x
Immobilisations incorporelles

Droits d’auteur          x             x
Amortissement          x             x
Immobilisations financières (prêt, titre, portefeuille d’obligation, etc.)          x             x
Total des actifs immobilisés           x             x
TOTAL DE L’ACTIF           x             x
PASSIF
CAPITAUX ETRANGERS A COURT TERME
Dettes de trésorerie
Découvert bancaire           x          x
Dettes d’exploitation
Créanciers fournisseurs           x          x
Charges à payer           x          x
Provisions           x          x
CAPITAUX PERMANENTS
Dettes à long terme  
 
Emprunt           x
         x
Capitaux propres

fonds affectés
Fonds affectés à des projets             x               x
fonds libres
Capital             x               x
Réserve             x               x
Résultat de l’exercice             x               x
TOTAL DU PASSIF             x               x

Pour davantage d’information, vous pouvez consulter l’exemple de bilan du portail PME de la Confédération suisse.

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Exemple de budget prévisionnel

Il s’agit de la prévision des charges et des produits pour l’exercice à venir. Un budget est nécessairement prévisionnel. Il se présente comme un compte de résultat, et doit être équilibré, c’est-à-dire le total des recettes doit être égal à celui des dépenses. Il est en général adopté lors de l’assemblée générale annuelle et il est demandé lors des demandes de soutiens financiers.

Budget prévisionnel de « nom de l’ONG »

Exercice du … au …

RECETTES

Cotisations                                                                  x

Dons et legs                                                                x

Prestations de services                                               x

Ventes de marchandises                                             x

Produits financiers                                                       x

Subventions publiques

Ville de Genève                                                    x

République et canton de Genève                         x

Confédération suisse                                           x

Autres                                                                  x

Autres Recettes                                                           x

Total des Recettes                                                      x

DEPENSES

Frais administratifs

Salaires                                                                x

Charges sociales                                                  x

Frais de formation                                                x

Frais de représentation                                        x

Achats divers                                                        x

Loyer et charges                                                   x

Fournitures de bureaux                                        x

Frais postaux et téléphones                                 x

Entretien / réparation                                          x

Assurances                                                           x

Communication                                                     x

Autres                                                                   x

Dépenses de projets

Projets A                                                               x

Projets B                                                               x

Projets C                                                               x

Autres charges de gestion courante

Charges financières                                              x

Intérêts bancaires                                                x

Dotations aux amortissements et provisions        x

Autres                                                                  x

Total des dépenses

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L’ONG est-elle assujettie à la TVA ?

Un certain nombre d’organismes et d’institutions bénéficient d’une exonération à l’importation :

  • Les Diplomates et Assimilés (Convention de Vienne).
  • Les Compagnies aériennes (Convention de Chicago).
  • Les Instituts et Ecoles (Accords de Florence).
  • L’Etat de Côte d’Ivoire (article 159 Code des Douanes)
  •  Les Députés (Loi n°94-203 du 08 Avril 1994 portant fixation des indemnités et avantage alloués aux Députés à l’Assemblée Nationale).
  • Les ONG caritatives ou reconnues d’utilité publique (article 159 Code des Douanes)
  • Les Fondations et Missions religieuses (article 159 Code des Douanes)
  • Les Organisations Internationales et Régionales (article 159 Code des Douanes)
  • Les Entreprises exerçant dans le domaine des mines (Loi n°95-553 du 08 juillet 1995 portant Code Minier).
  • Les Entreprises éligibles au Code des Investissements (Loi n°95-630 du 03 Août 1995 portant Code des Investissements).
  • Les Entreprises de recherche et d’exploitation pétrolières (Loi n°96-669 du 29 Août 1996 portant Code pétrolier).

Toute personne physique ou morale peut bénéficier d’une exonération à condition qu’elle en reçoive une autorisation d’importer en franchise des droits et taxes émanant du Chef de l’Etat. Pour plus de amples informations, nous vous suggérons de consulter le site officiel de l’administration douanière www.douanes.ci (link is external) .


A quelles assurances l’ONG devrait-elle souscrire ?

La plus importante est la couverture de responsabilité civile (RC), qui est obligatoire.
La RC d’une organisation couvre, en principe, le risque de dommages que vous pourriez occasionner involontairement, soit à une personne, soit à la propriété d’une personne, qu’elle soit morale ou physique.

Une extension de la couverture RC pour un événement particulier peut être demandé ou inclus dans la police.

Une ONG est libre de choisir des assurances complémentaires qui ne sont pas obligatoires:

l’assurance perte de gain maladie (APG maladie). Un employeur est obligé de payer le salaire d’un employé, même en cas de maladie, au moins pour une certaine période (échelle de Berne). Cette couverture est donc une mesure de sécurité intéressante, tant pour les employeurs que pour les employés. Pour davantage d’information, vous pouvez consulter la brochure des HUG.

Assurance de choses (objets matériels)

Assurance de patrimoine (perte de patrimoine).Pour plus d’informations, nous vous conseillons de contacter directement l’Association  Suisse des Assurances.
Vous pouvez également consulter le
chapitre relatif à la responsabilité et le

guide des assurances sociales sur le site de l‘Office fédéral des assurances sociales (OFAS).

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